Het Vrij en Sociaal Nederland event zelf (functioneringsfase)

Laat het Vrij en Sociaal Nederland event functioneren zoals het was bedoeld. In deze fase vindt het event plaats volgens het gedetailleerde functioneringsprogramma en het draaiboek voor het Vrij en Sociaal Nederland event zelf.

Het grote verschil tussen een film- of videoproductie en een liveproject zoals een event is dat er bij de laatste nauwelijks wordt gerepeteerd en niets kan worden overgedaan. Gaat er iets fout en kan dit niet meteen worden hersteld, dan is dat bepalend, hoeveel werk er ook van tevoren is verzet. Het resultaat is wat de VIP-gasten zien en wat ze als indruk mee naar huis nemen. Het is daarom van het grootste belang dat het VSN Draaiboek zelf heel stipt wordt uitgevoerd. Hierin zullen activiteiten opgenomen zijn als:

  • zaalcheck (eventueel kleedkamercheck);
  • soundcheck en eventueel lichtcheck;
  • kan met water voor gastsprekers en artiesten en naambordjes neerzetten;
  • plaatsen bordjes ‘gereserveerd’ op stoelen;
  • cateraar inlichten over definitieve aantal VIP-gasten/bezoekers/deelnemers/teamleden;
  • garderobe bemannen;
  • hostesses nemen plaats bij receptie;
  • begeleiden van inleiders/dagvoorzitter(s)/gastsprekers/artiesten en speciale gasten;
  • begeleiden van de aankomst van alle betrokkenen, presentatielijst bijhouden;
  • eventueel VIP/persontvangst/uitdelen persmappen;
  • eerste gong: regieposten bemand, zaaldeuren open, zaallicht aan;
  • tweede gong: gastsprekers nemen plaats, hostesses verzoeken gasten plaats te nemen;
  • aanvang programma, zaaldeuren dicht, eventueel muziek uit/spots aan, microfoon activeren;
  • opvangen van VIP-gasten, gastsprekers laatkomers;

Tijdens het event staan, naast de inhoudelijke kant, de ontvangst, de begeleiding en het verlenen van service aan de VIP-gasten, gastsprekers en de inleiders centraal. Bij technisch complexere verzoeken en bij persoonlijke wensen wordt door de projectleider de cues (de signalen) gegeven om bepaalde handelingen uit het draaiboek te verrichten.

In de praktijk blijken er ook vaak onvoorziene dingen te gebeuren. Het is van groot belang dat de symposiumprojectleider gedurende het symposium steeds ter plaatse aanwezig is en continu bereikbaar is via een draagbare telefoon, of dat hij via andere communicatiemiddelen in contact staat met de techniek, hostesses, presentator, sprekers en organisatie. Aan het einde van het symposium moet het evaluatieformulier door alle betrokkenen worden ingevuld. ( als lering voor een volgende editie)

Share

1 comment

  1. oktober 14, 2019 at 5:58 pm
    Kade O’Reilly DVM

    Et itaque facere recusandae quas reiciendis. Maxime necessitatibus cum expedita rem. Itaque facere aut amet quis. Ut quasi sed omnis aperiam dignissimos asperiores.

Comments are closed.

Go Top